Wie du im COVID-19 Zeitalter produktive virtuelle Meetings und Workshops durchführst
Wegen COVID-19 sind viele deiner Arbeits-Meetings ins Virtuelle verlagert worden? Graut dir schon vor mühsamen, redundanten Telefonkonferenzen?
Das muss nicht so sein! Wir haben in der letzten Woche häufig umsteuern müssen, haben kurzfristig Workshops online angeboten und Meetings virtuell moderiert. Zurückgreifen konnten wir dabei auf unseren mehrjährigen Erfahrungsschatz. Unsere Expertise zu der Frage, wie man virtuelle Meetings und Workshops produktiv und abwechslungsreich gestalten möchten wir mit euch teilen.
Drei Empfehlungen für produktiven virtuellen Austausch:
Erstens, wähle eine erprobte Technologie für virtuelle Meetings und nutze deren Funktionen. Wir nutzen für virtuelle Meetings und Workshops gerne Zoom – aber eben nicht nur als Telefonkonferenz. Zoom bietet viele zusätzlichen Funktionen, um Teilnehmer*innen miteinzubeziehen und den Workshop abwechslungsreich zu gestalten:
Break-Out Sessions: Mit dieser Funktion kannst du Teilnehmer*innen in Klein- oder Zweiergruppen schicken. Dadurch kannst du etwa sicherstellen, dass alle Teilnehmer*innen zu Wort kommen und dass bestimmte Inhalte in kleiner Runde tiefergehend diskutiert werden. Die Break-Out Gruppen sind außerdem ein sicherer Raum, in dem die Teilnehmer*innen schwierige Themen ansprechen können (was in der Großgruppe häufig nicht so gut gelingt)
Umfrage-Funktion: Mit dieser Funktion kannst du aus der Gruppe ein Stimmungsbild einfangen oder Entscheidungen beiführen.
Videofunktion: Irgendwie logisch, aber wir weißen trotzdem nochmal darauf hin: Es spricht sich besser mit Menschen, die man auch sehen kann.
Zweitens, stelle durch eine stringente Moderation sicher, dass im Meeting oder Workshop das Wesentliche besprochen und entschieden wird.
Erstelle eine pointierte PPT-Präsentation, die den Teilnehmer*innen Orientierung bietet. Wichtige Schaubilder sind: 1. die Agenda/Tagesordnung, 2. eine ausformulierte Zielsetzung des Meetings („Was soll heute erreicht oder entschieden werden?“), sowie 3. klar formulierte Arbeitsanweisungen oder Fragestellungen an die (Klein-) Gruppe (diese sollten bei Arbeit in Break-Out Sessions zusätzlich per Chatfunktion an die Kleingruppen kommuniziert werden).
Stelle ein stringentes Zeitmanagement des Meetings sicher: Halte deinen zeitlichen Rahmen ein. Wenn deutlich wird, dass ein Thema doch länger diskutiert werden muss, ist es sinnvoller zu intervenieren, um eine Klärung herzustellen, wann dies geschehen soll. Begrenze Break-Out Sessions, damit alle Teilnehmer*innen zeitgleich zurück in die Gesamtrunde zurückkommen (müssen!).
Stelle Normen auf, damit sich alle beteiligen können, zum Beispiel: Max. zwei Redebeiträge je Teilnehmer*in – weitere Fragen oder Anmerkungen können im Chat-Fenster geteilt werden.
Nutze Ice-Breaker, Check-Ins und Check-Outs, damit alle einmal sprechen und die Hemmschwelle sich zu beteiligen sinkt.
Drittens, lasst euch als Teilnehmer*innen auf das virtuelle Format und nutzt die Chance, um aus gewohnten Verhaltensmustern auszubrechen.
Fangt einfach an und traut euch, virtuelle Meetings und Workshops durchzuführen. Plant ein, dass es einige Durchgänge braucht, bis es weniger Reibungen mit dem Format gibt.
In virtuelle Meetings und Workshops neigen wir noch mehr als in Präsenzveranstaltungen dazu, in gewohnte Verhaltensmuster zu verfallen. Versuche, dem proaktiv entgegen zu wirken: Falls es dir schwerer fällt, dich zu Wort zu melden: Traue dich und sprich! Nutze außerdem die Chat-Funktion um Fragen zu stellen oder deine Meinung kundzutun. Falls du gerne mal zu viel redest: Fasse dich kurz und komme auf den Punkt. Gebe anderen Raum zu sprechen. Frag andere, die noch nicht gesprochen haben, nach deren Meinung. Falls du dich leicht ablenken lässt (und das ist sind die meisten von uns!): Schalte Email-Programm und Browser aus und lege dein Handy außer Reichweite.
Viel Spaß beim virtuellen Experimentieren! Ihr werden sehen, dass man vom Mal zu Mal besser wird.
Gerne unterstützen wir euch beim Design oder der Durchführung virtueller Meetings und Workshops - sprecht mich einfach an.
Was sind eure Strategien, Erfahrungen oder No-Gos bei virtuellen Meetings und Workshops?